Logo Delphi International

Guida alla Fiera

La guida definitiva per le fiere: come gestire clienti, allestimento, marketing e costi.

Scarica ora la Guida alla Fiera gratuitamente!

nome 
cognome 
email 
Acconsento alla Privacy Policy
Desidero iscrivermi alla Newsletter di Delphi International

La Guida alla Fiera vuole essere uno strumento pratico per rispondere ai dubbi che quotidianamente i nostri clienti ci esprimono, raccogliendo in maniera strutturata i nostri suggerimenti per aiutarti a programmare la tua presenza in fiera in ogni sua fase.

Solo pianificando attentamente ogni aspetto e ottimizzando ogni processo potrai trasformare il costo di partecipazione in un vero investimento.

Di seguito un breve estratto della Guida alla Fiera.

Guida alla Fiera

Il valore aggiunto della fiera all’interno di una strategia di marketing

Nel corso della nostra esperienza, molte sono le volte in cui ci siamo trovati ad affrontare insieme ai nostri interlocutori l’argomento fiera, per valutare insieme la validità di questo strumento ai fini della riuscita di una strategia di marketing e per il raggiungimento di importanti obiettivi commerciali.

Spesso sottovalutata e ritenuta uno strumento superato, salutata con un “oggi si può fare tutto online”, la partecipazione a una fiera può segnare invece, proprio in forza della sua capacità di avvicinare esseri umani, l’elemento distintivo nell’approccio al proprio mercato.

Nell’epoca del marketing esperienziale, in cui si vendono emozioni e in cui la possibilità di un’esperienza in prima persona è il valore aggiunto da offrire al consumatore per indirizzarne le scelte, conoscersi di persona e stringersi la mano può davvero fare la differenza.

Basti pensare a quante tecniche di avvicinamento del cliente vengono utilizzate online, con un dispiego di strumenti che includono social, campagne Google Ads e i più raffinati meccanismi di marketing automation per generare il contatto con un potenziale lead.

Professionisti specializzati nei diversi ambiti della comunicazione online impiegano ore per studiare strategie, analizzare parole chiave e i più opportuni ambienti di pubblicazione dei nostri contenuti per ottenere visibilità e interazione da parte di utenti profilati.

Il tutto si traduce in alti costi, fiduciosi di ottenere i risultati auspicati, ma non garantiti.

Esponendo in fiera invece, semplicemente portandoti fisicamente nel cuore dell’evento, sei già arrivato al contatto con il tuo target.

Una manifestazione fieristica si svolge già direttamente al centro del tuo settore, offrendoti la possibilità di incontrare figure professionali confluite all’evento per cercare novità e opportunità.

Responsabili acquisti in cerca di nuovi fornitori, personale tecnico interessato a materiali e prodotti innovatividistributoriagenti e dealer, potenziali referenti per il tuo marchio, hanno deciso di venire in fiera e dedicare così il loro tempo prezioso alla ricerca di nuovi contatti utili. Hanno percorso chilometri e affrontato voli aerei per essere presenti a questo importante appuntamento.

Da qui in poi, la capacità di attirare il tuo pubblico e interagire sta nella tua abilità. L’incontro tra domanda e offerta in fiera è altissimo e il tempo per convincere il mercato del tuo prodotto o del tuo servizio è davvero poco! Sei pronto?

Molti sono gli aspetti della tua partecipazione alla fiera su cui lavorare per ottenere i migliori risultati e per fare sì che l’esperienza fieristica assuma per la tua azienda il valore di un investimento sicuro.

Il personale in fiera: cosa deve fare

Come vero e proprio strumento della tua brand identity, il personale in fiera dovrà sempre porre attenzione a parlare “con la voce” dell’azienda, rispecchiandone valori e mission. Le figure professionali che incontrerai durante la fiera rivestono funzioni diverse: ciascuna è in cerca di una soluzione a un’esigenza specifica, così come diversi sono i loro livelli di conoscenza del prodotto e del tuo brand.

Stand Fiera

Per garantire a ogni visitatore l’approccio più efficace per i suoi – e di conseguenza per i tuoi – fini, è fondamentale che il personale in fiera sia preparato ad accogliere il visitatore considerando un’ampia gamma di argomenti possibili.

Solo una conversazione condotta con consapevolezza e competenza potrà indurre il visitatore a lasciare i propri dati di contatto, grazie ai quali potrai sviluppare successivamente la trattativa, con opportune attività di follow up post-fiera.

Anche comprendere quando stai investendo troppo tempo con contatti che non rappresentano un’opportunità per la tua azienda è fondamentale.

In questo caso, ti consigliamo di portare cortesemente la conversazione a una conclusione, consapevole che ogni visitatore può farsi comunque portatore del tuo messaggio all’interno del tuo mercato e raggiungere anche in maniera indiretta un tuo obiettivo.

In altre parole, semina bene in qualsiasi momento: è essenziale per la tua immagine e i “frutti” potranno arrivare con il tempo.

L’accoglienza di un cliente in fiera offre anche la possibilità di un confronto con il mercato, ponendosi come situazione ideale per analisi a campione: cosa ne pensano clienti e prospect dei tuoi prodotti? Li stanno usando? Stanno valutando qualche competitor?

Affrontare questi argomenti vis-à-vis ti mette nelle giuste condizioni per interagire e valorizzare al meglio i feedback,  oltre a fare comprendere al tuo cliente quanto la sua opinione sia importante per le scelte aziendali.

Se vuoi essere certo che il tuo personale abbia la corretta formazione per riconoscere l’ampio ventaglio di opportunità commerciali offerte dalla tua presenza in fiera e per ottimizzare il dialogo ai fini della lead generation, ti invitiamo a leggere il nostro articolo – Accoglienza clienti in fiera il dialogo dentro lo stand.

Anche la corretta divisione e assegnazione dei ruoli all’interno della tua area espositiva in base alle specifiche competenze di ogni risorsa è determinante per un’efficace conduzione dello stand. Ci deve essere un leader e non può mancare un coordinamento.

Delphi International offre corsi di formazione specifici per il tuo personale in fiera, oltre ad essere al tuo fianco nel momento della scelta delle risorse più idonee a presidiare lo stand, in base a caratteristiche personali e professionali.

Abbiamo approfondito questo aspetto all’articolo – Allestimento fiera – Come si deve comportare il tuo personale in fiera e come formarlo.

Per arrivare al momento sinergico del confronto tra lo staff presente in fiera e i visitatori, occorre mettere in atto un vero e proprio percorso di avvicinamento al tuo stand da parte del tuo target.

È essenziale pianificare una corretta strategia di marketing: ogni singolo elemento che gravita intorno alla tua partecipazione alla fiera deve essere realizzato con l’obiettivo di incontrare il pubblico, per convertirlo infine in lead. Vediamo nel paragrafo sotto, tratto dalla nostra Guida alla Fiera, questi elementi nel dettaglio.

Analisi dei dati della Fiera

Elementi che concorrono al successo della tua partecipazione alla fiera

Definizione di una strategia di marketing per trarre il massimo dalla tua partecipazione alla fiera

Ciò che fa la differenza nell’utilizzo del budget a disposizione non è tanto il suo ammontare, quanto la capacità di saperlo sfruttare al meglio con una strategia di marketing fieristico mirata.

Anche le realtà imprenditoriali più piccole hanno ottime opportunità di visibilità nel partecipare a un evento di settore.

Per una prima valutazione su quale possa essere il costo da sostenere per la partecipazione occorre valutare diversi parametri, quali ad esempio obiettivo aziendale e mercato di riferimento. Tra gli obiettivi che puoi prefissarti con la partecipazione a una fiera vi è la possibilità di consolidare le relazioni con i clienti esistenti o quella di fare lead generation aprendo nuovi rapporti professionali, quella di incrementare la conoscenza del vostro marchio, lanciare un nuovo prodotto/servizio, aprire un nuovo mercato.

Si rivela inoltre essenziale, ai fini della strategia, tenere in considerazione il target a cui la tua società si rivolge: a seconda che essa operi nel B2B o nel B2C, diverse sono le manifestazioni da preferire, così come diversi saranno i canali comunicativi da sfruttare per promuovere la tua presenza nei confronti del tuo mercato. Nella scelta della manifestazione fieristica a cui partecipare è inoltre imprescindibile tenere in considerazione il comportamento della concorrenza: dove sono i tuoi competitor? Quale fiera non puoi non presidiare?

Per una guida completa alle valutazioni preliminari da effettuarsi nel momento della scelta della fiera più in linea coni tuoi obiettivi, ti consigliamo di leggere, dalla nostra Guida alla Fiera, Costo fiera, come massimizzare i benefici con una buona strategia

Scelta della posizione dello stand, per intercettare i flussi dei visitatori e valorizzare il tuo spazio espositivo

Non esiste una posizione che sia la migliore a priori per il tuo stand. Esiste invece un modo ideale per contestualizzare la tua area espositiva all’interno degli ambienti messi a disposizione dall’organizzazione fieristica, affinché il flusso dei visitatori in fiera e i percorsi all’interno del tuo stand risultino consequenziali e piacevoli per il passante, che sarà così attratto all’interno del tuo spazio. Molti elementi influenzano la scelta della collocazione dello stand. Sicuramente è importante individuare le entrate e i corridoi principali del padiglione, così come prestare attenzione alla direzione che conduce alle aree di ristoro e ai servizi, per intercettare flussi di traffico maggiori. Se desideri conoscere tutti gli elementi che possano influenzare il passaggio dei visitatori in fiera e tra quali tipologie di stand sia possibile effettuare la tua scelta, ti invitiamo a leggere l’articolo Come scegliere il posto per la fiera

Allestimento dello stand – e non solo – per coinvolgere il cliente

Sin dall’entrata in fiera, il visitatore deve essere accompagnato in un percorso di esplorazione che lo conduca  gradualmente – e inconsciamente – verso il tuo stand, fino a “rimanerne catturato” una volta entrato.

Non solo arredamento e disposizione dei materiali: abbiamo raccolto per te 9 suggerimenti per rendere il tuo stand in fiera davvero unico, differenziandoti dai tuoi competitor. Se non sei sicuro di conoscerli tutti, ti invitiamo ad approfondirli nell’articolo, che puoi anche trovare nella nostra Guida alla Fiera, Come allestire uno stand in fiera: le migliori idee. Troverai consigli pratici che potrai applicare a seconda degli obiettivi della tua partecipazione.

Strumenti di innesco dell’attenzione per catturare il cliente in fiera

Hai mai sentito dire che la folla attira folla? Un meccanismo di “innesco” di interesse all’interno del tuo stand potrà condurre dentro al tuo spazio espositivo le prime persone, che funzioneranno come una vera e propria “calamita” per le successive che, spinte dalla curiosità,  si avvicineranno per comprendere cosa si stanno perdendo.

L’essenziale sta quindi nella capacità di catturare l’attenzione del visitatore nei pochi attimi a disposizione prima che il suo sguardo cada sullo stand successivo. E ciò non sempre avviene in maniera consapevole.

Nell’articolo Come attirare più clienti allo stand in fiera ti illustriamo come sia possibile avvicinare l’utente attraverso i giusti stimoli rivolti a tutti i suoi sensi, non solo vista e udito.

Se è importante offrire la massima visibilità di quanto stiamo esponendo e agevolare in tutti i modi il contatto uditivo e ben visibile quanto stai promuovendo, non è infatti meno importante stimolare gli altri sensi per avvicinare il nostro pubblico. Dagli espedienti del marketing olfattivo all’invito ad un’esperienza personalizzata, sfrutta la tua area espositiva la massimo delle sue potenzialità e non lasciare inesplorato nessun aspetto.

Una leva potente affinché la tua azienda possa tornare a casa con un buon numero di nominativi di potenziali clienti su cui effettuare successive azioni commerciali.

Stand Fiera

Il motore della fiera: la comunicazione

Vero e proprio motore di tutto il meccanismo “fiera”, una efficace comunicazione della tua partecipazione all’evento saprà raggiungere non solo i contatti del tuo database, ma anche il tuo potenziale mercato, sfruttando nella maniera più appropriata ogni canale, online e offline, al massimo delle sue potenzialità.

Anche l’operatività quotidiana del tuo staff offre un potenziale comunicativo enorme: opportunamente valorizzati, gli strumenti utilizzati ogni giorno potranno trasformarsi in un messaggio verso l’esterno, trasformando ogni dipendente in un portavoce della tua partecipazione alla fiera e diffondendo così a livello capillare l’informazione al tuo mercato.

Di seguito menzioniamo alcune attività per cui un’agenzia di comunicazione al tuo fianco può davvero fare la differenza nel determinare il successo nel tempo della tua partecipazione.

Come il progetto grafico può innalzare il potenziale comunicativo in fiera

Un’agenzia di comunicazione saprà accompagnarti nello studio della grafica e del concept del tuo stand, traducendo la tua identità aziendale in un ambiente che ti rappresenti totalmente, senza mai perdere di vista l’obiettivo principale: fare lead generation e tornare a casa con contatti profilati.

Questo non solo per quanto riguarda gli allestimenti, ma anche per tutto il materiale divulgativo e promozionale legato alla tua esposizione.

Per avere un’ampia panoramica di tutte le attività in cui un’agenzia di comunicazione può supportarti, fornendo un vero valore aggiunto alla partecipazione fieristica da parte della tua azienda,  ti consigliamo di leggere l’articolo Marketing in fiera perché scegliere una agenzia di comunicazione, che puoi trovare anche nella nostra Guida alla Fiera.

Saprai così come quantificare il tuo risparmio di tempo ed energie nella gestione di un’attività articolata quale la partecipazione a una fiera, avvalendoti di figure competenti e assicurandoti un’efficace presenza in fiera!

Come il Digital Marketing ci aiuta per le fiere

Per pubblicizzare la tua presenza in fiera, gli strumenti digitali ricoprono un ruolo centrale. Sei certo di saperli utilizzare? Forse hai pensato a mettere il banner sul sito e la notizia su Facebook, ma è davvero tutto?

A seconda del tuo livello di conoscenza dei contatti nel database – e di consenso alla privacy da loro fornito – diverse saranno le azioni promozionali da attuare.

Il raggio d’azione degli strumenti online arriva a coprire i contatti più prossimi così come gli operatori del settore che ancora non ti conoscono,  dandoti la possibilità di fissare una scaletta di appuntamenti all’interno del tuo stand ancora prima di essere arrivato alla fiera!

Ottimizzerai così il tuo tempo e non dovrai respingere nessun cliente o prospect per incontri che potrebbero accavallarsi, se non opportunamente messi in agenda.

Abbiamo affrontato il tema del valore aggiunto del digitale per ottimizzare  la tua presenza in fiera nella sezione 13 della Guida alla Fiera: Fiera e digital marketing: come gestire ed attirare i clienti prima dell’evento.

Il Videomarketing per le fiere

Uno strumento che si sta rivelando sempre più efficace nel promuovere la partecipazione da parte di una realtà aziendale alla fiera è il videomarketing.

Il video, immediato nella fruizione, disponibile con facilità su tutti i dispositivi e versatile in durata e contenuti, può infatti essere sfruttato con successo prima, dopo e durante la fiera:

  • prima, per farti conoscere e riconoscere, creando così una sensazione di familiarità a chi rivedrà il tuo volto in fiera e sarà più portato ad avvicinarsi, abbattendo distanze nell’approccio.
  • durante, per accompagnare l’esposizione dei tuoi prodotti o servizi in maniera immediata e accattivante, ma anche per valorizzare al meglio la tua presenza. Guardati intorno: quante potenzialità hai per promuovere la tua azienda? Allestimenti, eventi e workshop, visitatori, influencer! Riprendi i dettagli significativi della tua partecipazione e prepara materiale video che sfrutterai anche in futuro.
  • dopo, per diffondere con il tuo video in fiera la conoscenza del tuo brand, utilizzando i tuoi canali aziendali ma anche, perché no?, condividendolo con l’Organizzazione Fieristica: se il tuo video sarà utilizzato per promozioni future, per il tuo brand sarà pubblicità gratuita e il tuo nome girerà indissolubilmente legato al tuo settore.

Vuoi approfondire? Dai uno sguardo all’articolo Idee per il tuo videomarketing in fiera

Non solo stand: idee alternative per la tua presenza in fiera

Le possibilità di visibilità che l’evento fiera offre al tuo brand vanno oltre la partecipazione come espositore. Se le tue esigenze sono diverse da quelle di esporre un prodotto, se ad esempio hai un’azienda di servizi e preferiresti intrattenere il tuo pubblico spiegando quello che fai, anziché mostrare articoli, allora forse ti sarà più utile uno spazio temporale – oltre che fisico – dedicato alla tua attività, per descrivere la tua offerta a una platea in target, attenta e interessata.

Stand Fiera

Workshop, match e case history: racconta la tua azienda in fiera

Un workshop risponde perfettamente a questa tua esigenza, non solo offrendoti la possibilità di incontrare contemporaneamente potenziali clienti, buyer, produttori, dealer, fornitori, agenti di vendita, ma anche rappresentando un momento unico di confronto con il tuo mercato.

Il pubblico profilato presente – che ha scelto di investire il proprio tempo in questo appuntamento e che quindi è altamente interessato ai  tuoi contenuti – potrà essere invitato ad interagire, fornendoti in tempo reale un feedback rispetto agli argomenti trattati.

La presenza di un testimonial al tuo fianco, che possa provare quanto stai dicendo con la propria case history, rappresenterà un valore aggiunto per il tuo intervento.

Il potere di una testimonianza o di una recensione positiva, nella vita reale come sul web, è infatti determinante nel convincere il cliente!

Sempre maggiormente le organizzazioni di fiere stanno quindi puntando sull’organizzazione di workshopconvegni e match, momenti di confronto che si configurano come soluzione ideale per le aziende che si vogliono fare conoscere e per i visitatori desiderosi di sfruttare la giornata in fiera per la loro formazione e aggiornamento sulle principali novità del settore.

Se sei interessato ad approfondire questa possibilità di partecipazione alla fiera, valutandone i pro e comprendendo nel dettaglio come prepararsi a questo importante momento di confronto con il tuo pubblico, ti invitiamo a consultare la sezione Marketing fieristico per una fiera di successo: workshop, match e case history.

Eventi “fuori salone”: come sfruttare al meglio il nostro tempo e quello dei clienti durante la fiera

Prendendo in prestito questo termine dal famoso “Fuori Salone” – che si svolge durante la Milano Design Week  in concomitanza al Salone del Mobile – facciamo riferimento a quel trend di successo che sempre più spesso porta le aziende operanti in un determinato settore a organizzare eventi satellite durante le giornate di una fiera, al di fuori dei confini fisici e temporali della fiera stessa.

Per ospitare questi eventi, vengono spesso utilizzate location di prestigio, sfruttandone il valore emozionale: palazzi storici, ville, musei o altri setting d’eccezione aprono le porte per accogliere un elevato numero di partecipanti, offrendo così la possibilità a chi si trattiene alla fiera per più di un giorno di passare una gradevole serata.

Organizzato come un vero e proprio evento in cui la parte di intrattenimento è predominante, l’attività fuori salone include anche l’allestimento di una parte espositiva aziendale.

Perché sempre più aziende puntano sugli eventi “fuori salone”?

Eccone alcuni vantaggi:

  • godono dell’enfasi generata dall’evento principale, nel cui contesto vengono organizzati
  • sfruttano la presenza del proprio target, attirato dalla fiera
  • agevolano un piacevole ricordo spontaneo dell’evento da parte dei presenti
  • supportano le figure commerciali nell’intrattenere il pubblico/mercato presente in un’atmosfera non convenzionale, facile “aggancio” anche per la successiva attività di follow up dei lead generati.

Se anche tu stai valutando la possibilità di essere presente alla prossima fiera nel tuo settore ma in una maniera “non convenzionale”, ti consigliamo di leggere Un modo alternativo di gestire la fiera: eventi fuori salone.

Analisi dei dati della Fiera

Attività di follow-up post fiera: come gestire i contatti fiera al meglio

Come fare sì che la fiera non finisca con le giornate dell’esposizione? Hai dedicato risorse di ogni genere per tornare con contatti utili: allestimento, personale, tecnologie, materiale pubblicitario, campagne. E ora?

Finita la fiera, tutti a casa? Sì, ma con compiti importanti da svolgere, affinché l’attività iniziata non finisca e porti i suoi frutti. Tempestivamente, al rientro da una manifestazione fieristica, è fondamentale effettuare una valutazione strutturata della tua partecipazione per impostare la strategia per il follow-up.

Indispensabile è analizzare i risultati della raccolta dati cliente per fieraquanti ma soprattutto quali contatti? A che livello di conoscenza del nostro prodotto si trovano i lead generati?

Sono già sicuri di potersi affidare alla tua azienda per “risolvere il loro problema” o hanno la necessità di comprendere meglio la vostra offerta e quindi necessitano di una presentazione più approfondita?

A seconda del proprio livello di “consapevolezza” (awareness), proprio come in un funnel di vendita online, ogni contatto andrà seguito nel modo e dalle risorse più opportune (dettagli tecnici, visita di un commerciale,…)

Un’agenzia di comunicazione potrà supportarti in questa attività di classificazione dei contatti e strutturazione della comunicazione a seguire, così come  ti sarà preziosa nel valorizzare il materiale acquisito durante la fiera per diffondere la tua esperienza in fiera su tutti i canali aziendali: sito websocialnewsletter.

Abbiamo trattato dettagliatamente il tema della gestione dei contatti post-fiera nella sezione Come gestire i contatti raccolta dati cliente per fiera – Attività di follow-up fiera, che ti invitiamo a leggere.

La tua azienda sta valutando per la prima volta di partecipare a una fiera?
Oppure hai già una lunga esperienza in fiera ma questa volta vorresti fare qualcosa di davvero diverso?

CONTATTACI